Umowa najmu lokalu użytkowego to kontrakt regulowany przepisami Kodeksu cywilnego, w którym wynajmujący udostępnia najemcy lokal do wykorzystania w celu prowadzenia przez niego działalności gospodarczej. W zamian najemca jest zobowiązany do płacenia czynszu w określonej wysokości. W odróżnieniu od umowy najmu lokalu mieszkalnego przepisy pozostawiają dużą swobodę odnośnie ustalenia treści samego dokumentu. Dlatego też należy szczególnie wnikliwie przeanalizować treść umowy przed jej podpisaniem. Szczegółowa i dobrze sporządzona umowa będzie chroniła interesy obu stron, a zarazem pozwoli uniknąć późniejszych sporów wynikających z ewentualnych nieścisłości. Warto zatem prześledzić jakie elementy umowy będą kluczowe i na które kwestie zwrócić szczególną uwagę.

Zgodnie z prawem umowy najmu lokalu użytkowego na okres dłuższy niż rok powinny być zawierane w formie pisemnej. Wynika z tego, że w przypadku najmów krótkoterminowych dopuszczalne są ustalenia ustne. Z wiadomych względów jednak zaleca się i powszechnie uznaje formę pisemną jako bezpieczniejszą. Na wypadek niedopełnienia przez którąś ze stron swoich obowiązków będzie ona głównym dowodem w sprawie. Gdy lokal jest wynajmowany na dłuższy okres i chcemy uchronić się przed wypowiedzeniem umowy po zmianie właściciela, niezbędne będzie wówczas podpisanie dokumentu z datą pewną, czyli najlepiej w obecności notariusza. Jeszcze większe bezpieczeństwo zapewni nam wpis do księgi wieczystej, po złożeniu stosownego wniosku do sądu rejonowego, który prowadzi księgę dla danego lokalu. W umowie należy uwzględnić wszystkie osoby będące najemcami i wynajmującymi i umieścić ich niezbędne dane. Powinno się pamiętać o sprawdzeniu, czy wynajmujący jest uprawniony do zarządzania lokalem i do podpisania umowy. Warto również zbadać wcześniej stan techniczny miejsca i urządzeń. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie protokołu zdawczo-odbiorczego, i załączenie go do umowy. Określimy w nim stan lokalu, wyposażenia i liczników oraz ewentualne uwagi i usterki. Dokument taki znacznie ułatwi również procedurę odbioru po zakończeniu najmu.

Dokument powinien wskazywać datę i miejsce zawarcia ustaleń oraz termin udostępnienia lokalu najemcy. W zależności od potrzeb i uzgodnień umowa zawierana jest na czas określony lub na nieokreślony. Z tematem okresu wynajmu wiąże się również okres wypowiedzenia, a mianowicie zapis odnośnie, w jakich sytuacjach i z jakim wyprzedzeniem strony mogą wypowiedzieć umowę. Przy braku jasno sprecyzowanych okoliczności i zasad, wówczas pozostanie wyjście rozwiązania za porozumieniem stron, co czasami może okazać się trudne lub wręcz niemożliwe. Prawa i obowiązki obu stron muszą być jasno uzgodnione, wówczas każda ze stron wie, do czego jest zobowiązana oraz czego się od niej oczekuje. Oczywiście podstawową powinnością najemcy jest płacenie czynszu. W przypadku lokali użytkowych częstą praktyką jest określanie w umowie zasad jego waloryzacji. Chodzi też o szczególne wytyczne co do sposobu korzystania z lokalu, czy np. zezwala się na podnajęcie lokalu osobie trzeciej.